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風靡30年的時間管理經典!提升專注力、精準達標的間歇高效率#番茄工作法

國際媒體、全球暢銷書、高效大師、頂尖人士爭相引用的時間管理法,法蘭西斯科.西里洛于2006出版番茄工作法電子書後,首度授權繁體中文版,將風靡30年時間管理經典,為數位時代全新修訂改版,幫個人與團隊提升專注力、精準達標!

在埋首一項工作或任務時,最常帶來干擾的事物,其實始終是頭腦。我們心裡有各種干擾,例如:忽然想訂披薩、更新臉書動態或整理書桌,這些依然能凌駕外部干擾,如電子郵件或臉書通知的叮叮聲。面對內部干擾的最佳方式是加以接受,心平氣和處理。基於番茄工作法的原則,你可以記在手機、電腦或紙上,等番茄鐘時段結束再處理。這樣一來,你不是一逕當成無謂的干擾,而是留時間妥善衡量是否重要。如果你在短時間內面臨太多內部干擾,基於番茄工作法,你必須擱下工作、休息一段較長時間。

大量內部干擾意謂著頭腦在傳達一個訊息:我們沒有安然做手頭這件事。原因也許是擔心做不好,也許是目標太繁雜,也許是感覺時間不夠。為了自我保護,頭腦去想其他輕鬆容易的事,結果,我們就這麼東想西想,心不在焉了起來。不過,無論是何種內部干擾或外部干擾,無論多頻繁,番茄工作法依然能發揮功效。番茄工作法有助於留意頭腦的狀況,有助於決定因應的方式。心頭突然浮現的事項,有時確實迫在眉睫,但大多能擱置20 分鐘,等番茄鐘時段結束再處理。

由於各種念頭通常只是大腦想分神,想擺脫手頭的事,這樣擱置有助於了解干擾背後的恐懼,而一旦找出恐懼就能設法處理,不致被恐懼支配,徒陷「對恐懼的恐懼」。此外,這樣擱置有助於持續自我對話,觀察自己,避開自欺欺人。總之,你要是分心去傳訊息,而非專心工作,別擔心,下一個番茄鐘時段會更好。心平氣和點吧。

傳統的番茄工作法為30分鐘:25分鐘工作、5分鐘休息。每天開工之際,從事項盤點表挑出想處理的事項,區分優先順序、寫進今日工作表,在一天末尾把完成的事項劃掉。

展開第1個番茄鐘
把番茄鐘設定為25分鐘,開始做今日工作表上的第1項事項。無論有幾個人在用番茄鐘,該能清楚看到剩餘的時間。

番茄鐘不可打斷:就是25分鐘全拿來工作。
番茄鐘不可分割:沒有半個番茄鐘或四分之一個番茄鐘這種事。最小單位就是1 個番茄鐘。如果番茄鐘被打斷,該視為失效,就像從未設定過,然後你該重新設定一個新的番茄鐘。當番茄鐘響起,你就在剛才所做的事項右邊畫叉,休息3至5分鐘。此外,番茄鐘響表示當前的事項確實完成(雖然僅是暫時完成),不可以再「多做幾分鐘」,就算多幾分鐘就能做完也萬萬不可。

這3至5分鐘是脫離工作的必需時間,供頭腦消化吸收剛才25分鐘的工作內容,而且你能趁機做點有益身心的小活動,以便在下一個番茄鐘時段發揮最佳表現。這類小活動包括起來走一走,喝杯水,想像下一次假期去哪裡玩,深呼吸或伸展筋骨,跟同事聊天說笑也不錯。

休息時間不適合很費心神的活動,例如:別跟同事聊工作、別寫重要的電子郵件、別打重要的電話,諸如此類,免得妨礙頭腦整合,損及下一個番茄鐘時段的專注度。你該做的是把這類事項列進事項盤點表,標註特定的番茄鐘時段來做。在休息時間,不該繼續想前面番茄鐘時段的事項。當休息時間結束,把番茄鐘設定為25分鐘,繼續處理手頭工作,直到再次鐘響,然後在今日工作表上再畫一個叉。休息3至5分鐘,再進行下一個番茄鐘時段。

每4個番茄鐘時段,安排一次長休息
每做完4個番茄鐘,進行一次15至30分鐘的長休息。這段休息時間很適合拿來整理辦公桌、去咖啡機弄杯咖啡、聽語音信箱、檢查電子信箱、進行呼吸練習、出去走一走,不然單純休息一下也行。重點是別做任何複雜事情,否則頭腦無法重組整合,下一個番茄鐘時段就難以發揮最大效能。休息時間顯然不該繼續想前面番茄鐘時段的事項。

完成事項
一個接一個時段繼續工作,把該事項做完,然後從今日工作表上劃掉。

 

特定情況的處理方式
如果番茄鐘還在走,事項就處理好了,則適用這條基本原則:番茄鐘開始後,一定得響。你不妨趁機做到更盡善盡美,拿剩餘時間檢查工作成果,稍作加強,溫習所學,直到番茄鐘響起來。

如果你在前5分鐘就大功告成,認為這事項其實在前一個番茄鐘時段就處理完了,而且不值得再修改,則可當例外,這個番茄鐘時段不必列入表中。目前這個事項做完之後,開始做表上的下一個事項,再下一個事項,每個番茄鐘時段和每4個番茄鐘時段後都要休。

更多時間管理心法,請見《間歇高效率的番茄工作法:25分鐘,打造成功的最小單位,幫你杜絕分心、提升拚勁》!

【內容簡介】
★ 《華爾街日報》、《哈佛商業評論》、《衛報》、《每日郵報》盛讚推薦
★ 準備考試、規劃專案進度、掌握團隊進度、自主進修學習都適用
★ 從個人到團隊,可運用於各層面,實現大小目標

一般人會想一口氣、全力以赴把事情做完,但往往效率不彰,越做越沒勁,番茄工作法之所以有效,在於有助發揮間歇、高強效的專注力,一個番茄鐘只有25分鐘,不可打斷、不可分割,沒有半個或1/4個番茄鐘,每天檢視該做的事,並預先為每項任務規劃需要多少個番茄鐘才能完成。執行任務時,當一個番茄鐘結束,必須間歇休息5分鐘,馬上放下工作,趁機起來走一走、喝杯水、想一下放假去哪裡玩、跟同事聊天說笑……頭腦消化吸收剛才25分鐘的工作內容。

只要利用25分鐘、間歇休息5分鐘的高效成功單位,不僅學生能改進讀書方式,專心念書;上班族還能改善工作方式,拿來解決複雜問題,完成更多工作;主管更能提高團隊合作的效率,達成目標。

【作者簡介】
法蘭西斯科.西里洛(Francesco Cirillo)
番茄工作法創始發明人。
西里洛顧問公司的創辦人,以柏林為據點,跟許多全球大企業合作。在大學時代,他想花更少時間做更多事,遂發明番茄工作法。2006年,他出版最初的番茄工作法電子書,下載數超過200萬次。現在這個版本是本書首次進入零售通路,在書店公開上市。

希望無論幾歲都能用滿滿的少女心粉紅濾鏡,以及永遠不消滅的好奇心探索這個世界!